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E-CIVIS Solution


E-CIVIS Solution

TANTI SERVIZI, UN SOLO SISTEMA

Il Progetto  e-CivisSolution è il nuovo Sistema Informativo di Project per laGestione dei Servizi al Bambino.

La nuova soluzione e-Civis Solution è interamente web based, risponde ai requisiti di gestione dei dati ai sensi del D.lgs. 30/06/2003 n 196 (convertito con modifiche L. 26 febbraio 2004 n° 45), ed è stato progettato secondo gli standard di qualità, affidabilità e sicurezza per la quale la Project è certificata (UNI EN ISO 9001:2008 - ISO IEC 27001/2013).

La soluzione è realizzata con tecnologie di ultima generazione (J2EE), progettato per sfruttare al massimo piattaforme e strumenti Open Source e per rendere più all’avanguardia e più semplici le procedure operative relative alle diverse fasi di gestione dei processi; l’enorme patrimonio di esperienze gestionali e la ricchezza di funzionalità sono garantite grazie a 21 anni di esperienza accanto a decine di Comuni in Italia, a Unioni Comunali e ad  Aziende Speciali.

Gestione Multiservizi

e-Civis Solution e' Multiservizi nativo, contempla tutte le fasi gestionali di ogni singolo Servizio al bambino. Questo permette di soddisfare le esigenze applicative del Settore Istruzione - Scuola del Comune mantenendo un'unica anagrafica, offrendo funzionalita' mirate e flessibili in linea con le peculiarita' dei servizi offerti, garantendo accuratezza, ordine, e la comodita' di avere un punto di riferimento unico per tutte le richieste dell'utenza.

e-Civis Solution è progettato per gestire integralmente i Servizi che l’Ente Comunale è chiamato a fornire ai bambini in età scolare:
• Servizio Mensa scolastica
• Servizio Nido
• Servizio Trasporto Scolastico
• Servizi Pre e Post scuola
• Servizi Centri estivi e ricreativi
• Servizi infanzia e graduatorie
• Diritto allo Studio

Gestione Anagrafica Unica e Nucleo Familiare

Il Modulo Gestione Anagrafiche Multiservizi del Progetto e-Civis Solution rappresenta il perno del Sistema; è configurabile in modo da riprodurre l’organizzazione dell’Ente ed è progettato secondo una moderna impostazione basata sul Nucleo Familiare. Questo rivoluziona il concetto di erogazione dei servizi a domanda, creando tutti gli automatismi legati al reddito familiare e di conseguenza all’applicazione dell’Isee e dell’eventuale scontistica automatica correlata agli utenti della stessa famiglia, che fruiscono dello stesso servizio o di altri servizi offerti dall’Ente.
Lo stesso modulo è comune a tutti i servizi e propedeutico al funzionamento di tutti i moduli di e-Civis Solution e consente una profilazione molto analitica delle abilitazioni per gli operatori addetti.
La gestione dell’anagrafica Utente nasce con l’obiettivo della univocità, ciò vuol dire che viene inserita una sola volta nel data base ed è immediatamente disponibile per tutti i servizi che il Comune intende attivare , rendendo molto efficace l’aggiornamento e la variazione delle informazioni anagrafiche e l’integrazione con il Sistema di gestione anagrafe comunale. Il Sistema gestisce in automatico il passaggio a fine anno alla classe superiore e la storicizzazione dei dati.

Gestione Pratiche di Iscrizione on line

Il Sistema e-Civis Solution prevede la gestione della fase di iscrizione dell'utente ai servizi attraverso varie modalità e automatismi volti a ridurre il flusso degli utenti presso gli Uffici Comunali e semplificarne gli adempimenti; il sistema contempla metodologie che possono essere applicate contemporaneamente per rispondere alle diverse esigenze dell’utenza del Comune. Le iscrizioni on line rappresentano una modalità che negli ultimi anni ha trovato apprezzamento nelle Amministrazioni e anche presso gli utenti. Il Progetto prevede una semplificazione del procedimento e nel contempo un’alta precisione del dato; contempla opzioni che snelliscono la consegna di documentazione integrativa per richieste di trattamento particolare, che consentono all’Amministrazione di porre delle condizioni specifiche volte a migliorare la gestione amministrativa, che stabiliscono un nuovo rapporto di comunicazione immediato e trasparente tra l’Amministrazione e la cittadinanza.

Rilevazione presenze e prenotazione dei servizi in forma automatizzata

Molteplici sono le metodologie di rilevazione e/o comunicazione presenze/assenze ai servizi contemplate dalla soluzione e-Civis.
Procedure semi automatiche, ovvero che implicano ancora l’uso di modulistica cartacea:
- lettura ottica – riconoscimento OCR o calligrafico
- basate su dispositivi a trasmissione differita come le smart card, badge magnetici o RFID.
Procedure automatiche che consentono di gestire il dato in tempo reale:
- Prenotazione via sms
- Prenotazione da tablet o altro dispositivo mobile
- Prenotazione da portale on line

Precisione nella Gestione Amministrativo - contabile e Multicanalità dei pagamenti

Il Modulo Amministrativo Multiservizi di e-Civis Solution prevede molteplici soluzioni gestionali, sia in modalita' pre-pagato che post-pagato, consentendo di impostare ogni Servizio gestito in funzione delle proprie regole amministrativo-contabili, contemplando impostazioni semplici o combinazioni complesse per l'elaborazione delle rette anticipate o posticipate.
Ai fini della determinazione del costo di ogni singolo servizio, è prevista l’attribuzione della fascia Utente sulla base di parametri definiti dall'amministrazione pubblica, o secondo le Tabelle I.S.E.E differenziate per tipo di servizio e legate a scaglioni di reddito.
La gestione del nucleo familiare in questo senso consente di gestire tutti gli automatismi di applicazione delle tariffe e la relativa scontistica. Il Modulo Amministrativo Multiservizi sia nella configurazione del pre che del post-pagato consente di effettuare ogni sorta di rettifica ai pagamenti, mediante storni, deduzioni, note di accredito, annullamenti, ricalcoli di singole rette, rettifiche di errati addebiti di consumo pasti.
Il sistema consente anche ricalcoli retroattivi in funzione di cambi di fascia Isee accordati in corso d’anno. Nell’ottica di piena trasparenza nei confronti dell’utenza viene mantenuta traccia di ogni singola operazione effettuata.

POS Virtuali per pagamenti on line integrati con il Sistema e-Civis utilizzati dai principali Istituti Bancari Italiani

  • Pay-Box
  • Xpay
  • Quipago
  • Payway
  • Monetaonline
  • Epositivity
  • Pagonline
  • Payer
  • Virtual Pay
Approfondimenti sulla recente partnership fra Project e Pay-Box: Pay-Box è un sistema evoluto che consente di gestire ed incassare i servizi erogati dalla PA e i tributi locali in modo diretto, semplice, economico e in totale sicurezza.

Grazie alla tecnologia PAY-BOX i cittadini possono infatti pagare in contanti (o con strumenti elettronici) presso pubblici esercizi quali tabaccherie, edicole, “negozi di vicinato”, ecc. opportunamente abilitati oppure on-line dal pc di casa o in mobilità.

Il denaro è riversato immediatamente attraverso il sistema interbancario. Per ogni pagamento, infatti, il sistema genera un bonifico bancario in tempo reale presso la Banca tesoriera dell’Ente, rilasciando le apposite ricevute personalizzate con il logo del proprietario del credito e il riferimento univoco dell’'operazione.

Con Pay-Box l’Ente può incassare quindi in modo diretto e immediato i propri crediti e disporre di un “cruscotto” costantemente aggiornato in ordine ai pagamenti effettuati dai cittadini.

Info: www.pay-box.it

Gestione degli insoluti e Recupero del credito

La rilevazione dell'insolvenza è' immediata, ciò consente di agire sull'utenza in maniera rapida, efficiente e soprattutto personalizzata. Il processo di recupero del credito è configurabile per gradi, dalla generazione automatica del sollecito, alla sua reiterazione con aggravio di spese fino ad arrivare all'Ingiunzione di pagamento e/o alla formulazione del ruolo coattivo da trasferire al concessionario. E' disponibile un'ampia Reportistica Statistica e Consuntivazione Contabile per la Ragioneria Generale. L'output dei dati finali per la ragioneria avviene in modo metodico e sistematico, consentendo un monitoraggio costante e dettagliato in relazione ai vari servizi. Inoltre, e' possibile estrarre prospetti contabili e statistici, cosi' come eseguire sul Sistema interrogazioni ed analisi dati di qualsiasi tipo grazie al Modulo di Reporting Direzionale.

Comunicazione e trasparenza per gli Utenti

Il Sistema consente all'ente di comunicare con l'utenza attraverso gli strumenti più' agevoli e diffusi, dalla posta elettronica all' sms, all’App informativa su smart phone , avviando un sistema virtuoso di vicinanza e trasparenza nei confronti del cittadino che trova la sua espressione massima nel Portale Web dei Servizi, dove l'utente può accedere e consultare la propria situazione contabile generale per tutti i servizi fruiti dal suo nucleo familiare, accedere a informative pubblicate dall'ente, effettuare iscrizioni on line.

Portale Web dei Servizi Scolastici

Il Portale WEB dei Servizi Scolastici di e-Civis e' Multiservizi e Multilingue , nasce per creare con una parte crescente dell'utenza un nuovo modo di informare e comunicare. Il modulo e' multilingue e si compone di due sezioni una pubblica accessibile a tutti i cittadini e l'altra privata con accesso riservato per gli utenti che già usufruiscono dei servizi e che possono accreditarsi attraverso Login e password riservate, Carta sanitaria Nazionale o CRS (Carta Regionale Servizi).

Area Pubblica del Portale Utenti
  • Pubblicazione Informazioni relative ai servizi
  • Pubblicazione Regolamenti accesso ai servizi
  • Iscrizioni on line ai servizi
  • Domande di ammissione ai servizi d'infanzia
  • Consultazione Graduatorie
  • News
Area Riservata Portale Utenti
  • Accesso ai propri dati anagrafici e dei propri bimbi
  • Accesso ai dati specifici per ogni servizio
  • Accesso al controllo delle frequenze per ogni servizio
  • Controllo estratto conto
  • Pagamenti on line con carta di Credito
  • Pagamenti on line con Bonifico My Bank

Comunicazioni sms, email e app informative

Il Modulo Comunicazioni di e-Civis Solution è basato su un sistema di multicanalità informativa. E’ possibile informare l’utenza attraverso semplici Sms ed e-mail, in relazione a eventi di interesse generale, ma soprattutto a istanze specifiche. Questa comunicazione è attivabile previa raccolta delle informazioni e liberatorie da parte degli utenti tutori; è estremamente efficace e a basso impatto economico, puo' essere utilizzata per inviare ai genitori diversi tipi di comunicazione, sia essa di interesse generale (sciopero improvviso, chiusura scuola per eventi particolari, variazioni o sospensioni di servizio, apertura iscrizioni), sia essa personale (avviso di fine credito nel pre-pagato oppure sollecito pagamento/i rette emmesse). In questo modo i genitori saranno sempre informati sull'andamento del servizio e del suo pagamento e sicuramente si ridurra' la quantita' di utenti morosi. La comunicazione e-mail consente di inviare le stesse informazioni in forma piu' estesa, ad esempio l'estratto conto completo, ed il prospetto contenente tutte presenze al/ai servizi e tutti i pagamenti effettuati nel periodo selezionato.
Tutte le comunicazioni vengono archiviate automaticamente nel gestore documentale preporto all'archiviazione di tutte le interazioni Ente/Famiglia.

Monitoraggio Soddisfazione Utenti

Il Modulo software Customers Satisfaction on line della suite e-civis, consente di Impostare liberamente Campagne di Rilevazione del livello di soddisfazione degli utenti per quanto attiene alle varie fasi ed ai diversi aspetti del Servizio. In funzione della singola Campagna è possibile definire i quesiti significativi da sottoporre all’utenza sotto forma di questionari, la cui elaborazione consente un utilizzo dei dati semplice ed immediato. La versatilità del sistema sta nell’assoluta libertà di personalizzare la Campagna di monitoraggio on line, il modulo da proporre agli utenti sul Portale e la formulazione dei parametri da analizzare, denominata a Dizionario, che consente il cambio dei quesiti e la loro valorizzazione in forma dinamica e semplice, impostando il questionario secondo le seguenti modalità:

  • Con quesiti a punteggio
  • Con quesiti a risposta libera
  • Con quesiti a risposta semplificata secondo le ultime disposizioni ministeriali

Gestione delle Graduatorie

Il Modulo Graduatorie consente la gestione delle Iscrizioni ai Servizi il cui accesso e' regolamentato da graduatorie . L'alto grado di parametrizzazione del modulo permette la gestione di diverse tipologie di graduatorie per l'accesso e di Servizio: Servizi di scuola Materna, Asili Nido, Centri estivi ed altri servizi particolari all'interno del Sistema scolastico come gli interventi nell'ambito del Diritto allo Studio. Grazie alla flessibilità' del Configuratore interno, il sistema consente la creazione immediata di tutti i parametri, le priorità (fasce di precedenza) ed i punteggi associati ad ogni altro parametro che concorra al calcolo ed all'elaborazione delle graduatoria, che potrà avere stato provvisorio o definitivo, generare le stampe per la pubblicazione secondo il Prospetto richiesto dal Comune e generare e gestire la Lista d'attesa. Per quanto attiene alle scuole dell'Infanzia il sistema consente scelte multiple e calcoli che tengono conto delle capienze, dei posti liberi e delle priorità' definite nonchè l'assegnazione automatica dei posti.

Gestione Servizi Nido e Scuole Materne

Il modulo gestisce ambedue i servizi con le relative particolarita'. esso prevede l'acquisizione dei dati anagrafici relativi al nucleo familiare del bimbo direttamente dal modulo Graduatorie se gia' in uso presso il Settore. Come per gli altri Servizi e' prevista la configurazione del metodo amministrativo contabile con le regole definite dall'ente e la trattazione di tutte le peculiarita' gestionali richieste da questo ordine di scuole , come la gestione inserimenti, i servizi aggiuntivi personalizzati per bimbo, la gestione di quote addizionali sottoposte ad isee , l'accorpamento delle classi e molto altro. In funzione di quanto gia' espresso nel modulo Contabile, e' possibile impostare la gestione amministrativa sia in pre-pagato che in post pagato e l'attivazione dei pagamenti multicanale.

Gestione Servizio Trasporto Scolastico

Come per gli altri Servizi il trasporto scolastico si configura in funzione del regolamento che si e' dato l'ente ; consente di inserire nella parte anagrafica riferita al servizio stesso alcune peculiarita' utili dell'utente e di Stampare eventuali strumenti di riconoscimento per l'acceso al servizio . Contabilmente può essere impostato con retta pre o post pagata mensile o periodica e pagamento multicanale. Il Sistema gestisce tutte le particolarità del Servizio dalla definizione dei percorsi alla tariffazione specifica legata a diversi parametri e criteri.

Gestione Servizi Pre - Post Scuola e Centri estivi

Questi ed altri servizi semplici possono essere trattati singolarmente e impostati secondo tariffe e regole amministrative proprie o accorpati ad altri servizi per quanto concerne l'eventuale retta. La modalita' può essere indifferentemente pre o post pagato e le elaborazioni possono essere libere e periodiche (esempio trimestrali o annuali) e le rette fisse o miste. Impostazioni anche settimanali o quindicinali Centri estivi Gestione, Voci accessorie , Reportistica e statistica . Per le tipologie di pagamento vale la regola del Multicanale.

Gestione del Diritto allo Studio

Il modulo consente i gestire contributi , assegni di studio , dote scuola o altro attraverso attribuzione diretta o mediante apposita graduatoria.

Management Settore Scuola - Istruzione

Strumento di indagine statistica e reporting ad uso della Dirigenza di Settore . Consente di eseguire interrogazioni e analisi dei dati sul Sistema di ogni sorta o natura, generando in pochi secondi risultati statistici complessi, con la possibilità di scendere nel dettaglio di ogni singolo dato combinando filtri e parametri multipli anche con indagini trasversali su più anni scolastici o solari, e su tutti i Servizi Scolastici anche comparate e di tipo previsionale.