La gestione degli impianti sportivi e spazi comunali è un’attività molto impegnativa per gli enti. Gli uffici sport spesso si trovano a gestire un numero elevato di strutture e molteplici associazioni/società sportive, che hanno differenti esigenze e la necessità di prenotare gli impianti con cadenza e ricorrenze diverse. Il censimento degli spazi, la gestione delle richieste di concessione, fino alla fatturazione e la relativa rendicontazione sono attività spesso a carico di poche persone, che si trovano a districarsi tra complicati fogli excel e diverse attività manuali.
Ve
diamo come il comune di Faenza con lungimiranza, oltre 2 anni fa, ha deciso di affrontare queste sfide, attraverso le parole della Dott.ssa Cattaruzza Maida, responsabile dell’ufficio sport del Comune di Faenza e dell’Unione Romagna Faentina.
Le difficoltà riscontrate
“Sicuramente la protocollazione di tutti i documenti richiedeva tanti passaggi, così come la parte di fatturazione: era necessario produrre un documento in pdf e inviarlo manualmente agli utilizzatori degli impianti sportivi. Con l’introduzione della fatturazione elettronica, inoltre si era reso necessario anche riversare manualmente tutte le fatture sul nostro programma di ragioneria.”
Tutte queste attività manuali rendevano la gestione delle concessioni un processo laborioso e soggetto a errori con un dispendio cospicuo di tempo e risorse.
Vediamo come il comune di Faenza ha superato queste difficoltà.
La svolta: un approccio personalizzato dall’analisi dei bisogni alle soluzioni
“Durante la fase di avvio del progetto, le nostre richieste sono state accolte e le soluzioni implementate hanno centrato l’obiettivo di snellire e semplificare in gran parte l’operatività. Con l’uso dell’applicativo sono emerse ulteriori necessità, sulle quali stiamo collaborando per apportare miglioramenti.”
“Grazie all’integrazione sviluppata da Project con il nostro gestionale contabile, possiamo gestire automaticamente la fatturazione e l’invio direttamente da eCivis.”
Le funzionalità più apprezzate
Dopo due anni di utilizzo, emergono i punti di forza della soluzione:
“Trovo utile l’importazione automatica delle richieste di concessione comprensiva delle anagrafiche delle Società/Associazioni e la relativa protocollazione.”
“La soluzione offerta per la fatturazione è altrettanto comoda e intuitiva, anche per quanto riguarda l’invio.”
Supporto continuo: un valore aggiunto di eCivis
Un aspetto spesso sottovalutato nella scelta di un nuovo sistema è la qualità del supporto post-implementazione. L’esperienza dell’ufficio sport in questo senso è stata positiva:
“Le risposte del personale al telefono sono generalmente soddisfacenti. Nel complesso sono molto disponibili, comprendono quando ci sono delle urgenze impellenti e si attivano prontamente per risolverle. ”
Per le amministrazioni pubbliche che cercano di ottimizzare la gestione degli impianti sportivi, l’esempio di Faenza può offrire spunti preziosi.
