Da anni il Comune di Parma si affida a eCivis per digitalizzare e semplificare la gestione dei servizi scolastici. Un percorso costruito nel tempo, fatto di collaborazione e crescita condivisa.
In questa intervista, realizzata da Raffaella Ferrari e Simone Lanfranchi, il cliente racconta in prima persona l’esperienza e i risultati ottenuti.
Come gestivate operativamente le diverse attività (es. prenotazioni, graduatorie, pagamenti) per l’erogazione dei servizi?
“Prima dell’introduzione di eCivis, gestivamo i servizi tramite due applicativi client server separati: uno dedicato alle graduatorie e uno alla gestione delle iscrizioni alla ristorazione, che prevedeva anche la prenotazione dei pasti. Le operazioni erano spesso manuali e complesse. Ad esempio, la prenotazione dei pasti avveniva tramite codici a barre stampati mensilmente e le variazioni in corse, come nuovi iscritti o cambi di classe, richiedevano interventi manuali e le successive verifiche.
Anche la gestione delle graduatorie comportava notevoli attività operative, tra cui la stampa e l’invio di comunicazioni cartacee alle famiglie.
Nel complesso, i sistemi risultavano poco flessibili e ormai superati, richiedendo molto tempo e lavoro da parte nostra.”
Quali erano le principali difficoltà che riscontravate nella gestione dei servizi (mensa, trasporto…) prima dell’introduzione di eCivis?
“Con l’introduzione di eCivis i miglioramenti sono stati significativi. Oggi possiamo contare su dati sempre aggiornati in tempo reale e su una gestione molto più precisa ed efficiente. Le attività che prima richiedevano interventi manuali sono state semplificate e digitalizzate, in particolare per quanto riguarda prenotazioni e graduatorie. Eventuali disallineamenti dipendono principalmente da tempistiche organizzative esterne, non dal sistema, e vengono comunque risolti rapidamente.
Nel complesso, eCivis ha portato un’evoluzione concreta nel modo di lavorare, rendendo i processi più fluidi e affidabili.”
Quali miglioramenti avete notato dopo l’introduzione di eCivis?
“Sono stati davvero importanti. Grazie all’app abbiamo un registro aggiornato in tempo reale, allineato alla situazione effettiva delle classi, e questo rappresenta un grande passo avanti anche dal punto di vista operativo. I dati sono sempre aggiornati e affidabili.
Uno degli aspetti che apprezziamo maggiormente è la flessibilità del sistema, soprattutto nella gestione della bollettazione. eCivis si adatta facilmente anche a esigenze improvvise o non previste.
Un esempio concreto è stato durante il periodo Covid, quando abbiamo dovuto introdurre scontistiche straordinarie: siamo riusciti a gestirle in modo semplice, senza dover apportare modifiche strutturali al software.
Anche la gestione delle prenotazioni, delle graduatorie e di servizi come i centri estivi risulta oggi efficace e ben strutturata.”
Se doveste riassumere in una frase il principale valore di eCivis, quale sarebbe?
“eCivis è una soluzione flessibile e solida, che garantisce efficienza e tranquillità nella gestione quotidiana dei servizi.”
Dopo una fase iniziale di cambiamento, che feedback avete ricevuto dagli utenti?
“Il passaggio al nuovo sistema è stato accolto positivamente da tutti, anche da chi inizialmente era più abituato ai metodi precedenti. In generale, gli utenti hanno apprezzato la semplicità d’uso e i miglioramenti introdotti, soprattutto nella gestione digitale dei processi.”
